光有海关数据还不够：这样配开发信，询盘率才高

很多外贸业务员都有这个经历：花了大半天在海关数据里筛客户，导出了几十条进口商名单，挨个发开发信，结果一周过去了，回复的不到两个。

你开始怀疑：是不是海关数据不准？是不是这些客户都是假的？

其实不一定。很多时候不是数据有问题，是你拿到数据之后，写的那封邮件有问题。

你想想看：海关数据告诉你 "这家公司在进口某种产品"，但你写邮件的时候，通篇都是 "我们公司成立于 XX 年、我们有 XX 条生产线、我们通过了 XX 认证"。客户看完第一反应是什么？"这跟我有什么关系？" 然后直接删了。

海关数据给你的是客户名单，但真正决定客户回不回你的，是你写的那封邮件能不能让他觉得 "这家公司好像真的了解我在做什么"。

你写的是自我介绍，客户想看的是你跟他的关系

先看一个最常见的开发信开头：

"Dear Sir, We are a professional manufacturer of LED lights in China, with 10 years experience, our products have CE/RoHS certification, we can offer competitive price……"

这种邮件你一天发 50 封，客户一天收 20 封。他为什么要回你？你跟他之间没有任何连接点，你说的这些话，其他 29 个供应商也说了一模一样的话。

但如果你是从海关数据里找到的这个客户，你手里其实有一个别人没有的武器：你知道他最近在采购什么、从谁那里采购、多久采购一次。

你把这个信息用在邮件里，效果完全不一样。

比如你可以这样开头："Hi [名字], I noticed your company recently imported [具体产品] from [他现在的供应商国家]。我们是做同类产品的中国工厂，想看看您有没有兴趣多一个供应商做对比。"

就这么一句话，客户的反应就不一样了。因为你不是在群发，你是在告诉他："我关注过你，我知道你在做什么。"

用海关数据写开发信，核心就三件事

你从海关数据里能看到客户的采购记录，但你不能把这些记录直接念给客户听 —— 那样太像在监视他了，客户会不舒服。你要做的是把这些信息消化掉，变成邮件里的 "个性化" 理由。

具体来说，就三件事：

第一，用采购信息做开场，让他知道你不是群发。

不要说 "我在网上找到你们公司的"。你可以说 "我看到贵司最近在采购 XX 类产品" 或者 "注意到你们在 XX 市场有持续的进口记录"。这种开头的好处是：它证明你做过功课，不是随便在 Google 上搜了个邮箱就发。

但注意分寸：不要说得太具体，比如 "我看到你们 2024 年 3 月从韩国进口了 3 个柜的 XX"。这种话说出来客户会觉得被监视了，反而警惕。你只要点到为止，让他知道你了解他的业务就行。

第二，用他现有的供应商做参照，说你的差异化在哪。

海关数据里你能看到他现在从谁那里买。如果他现在主要从欧洲买，你就突出你的交期和性价比；如果他现在从土耳其买，你就突出你的品质稳定性和认证齐全；如果他已经从中国买了，那你就要想清楚：你比他现在的中国供应商好在哪？

不要泛泛地说 "我们价格更有竞争力"。客户每天听这句话。你要具体："我们在 XX 规格上的公差控制在 ±X 以内，比行业标准严一倍" 或者 "我们的交货周期是 25 天，比行业平均快一周"。越具体，越可信。

第三，用一个低门槛的问题收尾，让他容易回。

不要在第一封邮件里就问 "您要不要下单？" 没人第一封邮件就下单的。你要问一个容易回答的问题，比如 "您目前在 XX 规格上有没有在找新的供应商？" 或者 "方便发一份我们的产品目录给您参考吗？"

这种问题的好处是：客户回一个 "Yes please" 或者 "Send me the catalog" 就行，他不需要做任何决定，门槛很低。只要他回了，你就有了继续聊的机会。

三个行业的开发信侧重点不一样

跟海关数据的用法一样，开发信怎么写，也得看你做的是什么行业。

机械设备行业，客户决策周期长，你第一封邮件不要急着推产品。你可以说 "我看到贵司在 XX 领域有持续的设备采购记录，我们在 XX 型号上有一些案例可以分享，方便发您看看吗？" 机械设备客户不缺报价，缺的是靠谱的供应商，你第一封邮件的目标是建立专业印象，不是逼他报价。

化工行业，客户换供应商的成本很高，你第一封邮件不要说 "我们价格比 XX 低"。你可以说 "注意到贵司在采购 XX 原料，我们是国内 XX 原料的主要生产商之一，产品规格符合 XX 标准，可以提供样品供测试。" 化工客户最关心的是稳定性和认证，你第一封邮件把这两点说清楚，比说价格有用。

灯具行业，客户采购量大、复购频繁，你第一封邮件可以直接一点："看到贵司是 XX 市场的灯具进口商，我们做 XX 类灯具，MOQ 灵活，认证齐全，能不能发一份报价单给您参考？" 灯具客户决策快，你越直接，他越觉得你是个做事的人。

工具帮你把数据和邮件打通

说到这里你可能会发现一个问题：你从海关数据里看到了客户的采购记录，但你还得自己去找这个客户的邮箱、自己写邮件、自己一封一封发。这个过程中你还要手动记住 "这个客户是做灯具的、那个是做机械设备的"，不然发错了行业话术，反而露馅。

如果你用的是网易外贸通，这些步骤是打通的。你在海关数据里查到一个客户，系统里可以直接看到他的联系方式和公司信息，然后你直接在系统里写邮件、发出去。你不需要在好几个工具之间来回切 —— 查客户在 A 工具，找邮箱在 B 工具，写邮件在 C 工具，发完还要在 Excel 里记进度。

更重要的是，系统可以根据你筛选的行业和产品，帮你把开发信模板按行业分好类。你做机械设备的，打开就是机械设备的邮件模板；你做灯具的，打开就是灯具的话术。你不用每次都从零开始写，只要根据这个客户的具体情况微调几句话就行。

当然，具体怎么按你的行业和产品来设置模板、怎么搭配海关数据的筛选条件，最好还是让专业的人帮你搭一遍。可咨询网易外贸通服务商广州总部，可以根据你的品类和目标市场，帮你把海关数据和开发信的配合流程梳理清楚，按你的品类和市场给一套适合你的方案。有需要可以电话 020-82591888，销售邮箱 gzhycs@office.163.com 聊聊，看看你的行业怎么用海关数据配开发信效率最高，还可解锁渠道额外礼遇，包含专属实物权益（京东购物卡等）。