样品寄出后石沉大海？网易外贸通帮你规范样品流程，将寄样成本转化为订单投资

来源：网易外贸通发布时间：2026-01-13

样品寄送是外贸销售中的关键环节，也是一项不小的成本。然而，很多企业样品管理混乱：哪些客户寄了？什么时候寄的？客户反馈如何？后续跟进了吗？结果往往是样品费花了，但订单转化率极低，成了“沉没成本”。

网易外贸通将样品管理从一项“行政事务”，升级为一套可追踪、可分析、可优化的 “战略性销售动作” ，旨在最大化每一份样品的投资回报。

第一步：规范化申请与审批，控制成本与质量

传统乱象：业务员随意承诺免费样品，财务对样品支出无头绪。

系统化流程：

在线样品申请单：业务员在CRM中针对具体客户创建“样品申请”，需填写客户背景、寄样目的、预计订单潜力等信息。

自动化审批流：根据样品价值和客户等级，申请自动流转至经理或财务审批。审批意见、是否收费、收费金额记录在案。

关联物料与物流：申请通过后，可关联库存系统扣减，并自动生成寄样任务给跟单或物流人员。

客户常问： “我的样品寄出了吗？单号是多少？到哪了？”

主动服务方案：

状态看板：在CRM中，每个样品申请都有独立状态（待审批、待备货、已寄出、已签收）。

物流信息集成：录入快递单号，物流信息可展示在客户视图下。

自动客户通知：样品寄出后，系统可自动向客户发送邮件通知，内含单号和查询链接；签收后，可自动触发感谢与询问邮件。专业度瞬间提升。

这是最核心的价值环节。样品不是销售的结束，而是深度沟通的开始。

任务自动化创建：样品“签收”状态触发后，系统自动为业务员创建跟进任务：“客户签收样品后第3天，进行电话或视频跟进，收集测试反馈”。

结构化反馈录入：提供标准化的反馈表单，引导业务员记录客户对样品的具体评价（质量、价格、包装等）、测试进度、存在问题。

商机推进：将积极的反馈直接转化为销售漏斗中的新阶段（如“样品测试通过，进入报价谈判”）。所有反馈成为客户档案的一部分，为后续谈判提供弹药。

定期分析“样品转化报表”：哪些产品样品转化率高？哪些地区/类型的客户收到样品后成交可能性大？付费样品和免费样品的转化率有何差异？

基于数据，调整样品政策：对高潜力客户/市场提供更积极的样品支持；对低转化渠道收紧样品发放，从而将有限的样品预算用在刀刃上。

让每一份样品，都成为订单的可靠信使。用网易外贸通，将样品管理从成本中心变为利润中心。